Регламентные и нормативные документы

Инициатива государства по переходу на электронное хранение

В рамках федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» Правительство РФ взяло курс на создание новых инициатив и снятие барьеров, препятствующих развитию цифровой экономики. Федеральный проект создал предпосылки для создания электронных архивов, конвертации документов в электронный вид и легитимности данных процессов. 
В марте 2021 года было опубликовано письмо Министерства экономического развития РФ № 6850-ВФ/Д31 от 10.03.2021 «О направлении доработанной редакции проекта федерального закона». В письме Минэкономразвития зафиксирован проект Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, создания электронных и материальных дубликатов документов, хранения электронных документов». Для организаций, юридических и физических лиц данный законопроект, в случае его принятия, позволит:

1. Зафиксировать в правовом поле легитимность электронных документов, подписанных ЭП.
2. Зафиксировать понятие «Электронный дубликат документа». Под электронным дубликатом документа для целей настоящего Федерального закона понимается копия документа на бумажном носителе, представленная в форме электронного документа, являющийся равнозначным исходному документу.
3. Зафиксировать правила и нормы хранения электронных документов:

• Неизменность и целостность электронного документа;
• Автоматическая регистрация всех действий, осуществляемых с электронным документом в течение всего срока его хранения;
• Требования к видам ЭП для подписания документов для хранения в электронном виде;
• Сократить сроки хранения архивных электронных документов.

Важно учесть, что на текущий момент – это проект Федерального закона, который предположительно будет введен в действие с 2022 года. Несмотря на это, уже сейчас нет препятствий для создания электронных архивов в организациях, либо их проектирование и подготовка к старту проектов.

Рекомендуемые требования к процедурам в архиве

Рекомендованные требования к процедурам долговременного хранения электронных документов необходимо использовать из основных требований к работе с архивом бумажных документов: 

1. Ведение инфраструктуры архива (номенклатура дел, списки источников комплектования, состав архивных фондов, организационная структура предприятия).
2. Создание и ведение научно-справочного аппарата архива (составление описей дел, ведение каталога архивных дел).
3. Прием документов на архивное хранение:
4. Ведение графиков приема документов.
5. Контроль сроков поступления документов.
6. Прием и размещение сдаточных описей, документов и их метаданных.
7. Обеспечение доступа к документам:
8. Предоставление архивных документов в читальном зале (создание фонда пользования, обработка запросов и предоставление доступа).
9. Выполнение запросов (архивные справки, запросы на выдачу документов).
10. Формирование статистики и выборок данных.
11. Учет использования документов.
12. Формирование учетных форм в соответствии с законодательством:
13. Формирование (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, описи дел и реестры описей).
14. Акты (акт об обнаружении документов, акта об утрате документов, акта о неисправимых повреждениях архивных документов и др.).
15. Контроль сроков хранения архивных документов.
16. Подготовка к уничтожению и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
17. Занесение документов в архив:
18. Загрузка документов в архив, в том числе из других информационных систем Заказчика:

• электронные документы (в виде «пакетов», сформированных ИС-источником, согласно Рекомендациям, а также международному стандарту ISO/IEC 21320-1:2015);
• скан-копии бумажных документов.

1. Механизм оцифровки бумажных документов.
2. Контроль структуры, содержания и форматов документов:
3. Проверка состава и состояния поступающих документов.
4. Проверка целостности документов.
5. Обеспечение структурной целостности и сохранности документов
6. Поддержка юридической значимости архивных документов с помощью процедуры перештамповки электронной подписи.

Кратко – это сводится к следующим процессам и процедурам:

Нормы поддержания юридической значимости в архиве

При создании электронных архивов важно обеспечивать и поддерживать юридическую значимость, для этого необходимо использовать усовершенствованную электронную подпись (№ 63 ФЗ «Об электронной подписи») и процедуру «перештамповки» документов электронной подписью. Для обеспечения юридической значимости и долговременного хранения электронный документ должен хранится в виде контейнера, содержащий: 

• Файл проверки ЭП; 
• Отсоединенную ЭП;
• Электронный документ. 

При «перештамповке» в отсоединенную подпись добавляются архивные штампы времени, которые позволяют обеспечить доказательство времени подписания документа на протяжении длительного периода времени. Процедуры «перештамповки» и проверки целостности позволяют сохранить целостный юридически значимый электронный документ, который доступен для экспорта и передачи по требованию органов власти или других лиц.
В системе электронного длительного архива, валидность электронной подписи проверяется при приеме документов в архив по настроенным процедурам и операциям, например, при импорте документов из различных источников – ERP, СЭД. Как правило, для обеспечения легитимности, обеспечения длительного хранения и открытия документов (например, по прохождению 20-30 лет) используется импорт документов в PDF/A, в которую добавляется штамп с информацией о подписи. Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и сертифицированный стандарт архивирования по ISO 19005-1:2005.

Создание электронного архива документов

Архив договорных и первичных документов

В электронный вид можно переводить все договорные бумаги, акты, счет-фактуры, транспортные накладные, путевые листы и пр. При этом важно помнить, что электронный документ имеет юридическую силу без электронной подписи. Подпись является лишь частью условий, обеспечивающих правомерность такого оригинала. 
В частности, для формализованных документов (имеющих утвержденный формат) также важны соответствие формату и порядку передачи по установленному регламенту. Работа с такими видами документов регламентирована на уровне государства, с соответствующими требованиями законодательства и нормативной части. При этом формализованные документы юридических лиц рассматриваются в ФНС, поэтому соответствие требованиям при их оформлении, обмене и хранении важно для компании и ответственных за данные процессы, например, бухгалтера.
Для неформализованных документов (договоры, спецификации, протоколы разногласий и пр.) нет утвержденных регламентов на уровне государства, соответственно их можно составлять в свободной форме. Легитимность таких документов в этом случае, помимо ЭП, обеспечивается подписанным соглашением об обмене электронными документами.

Важно не забыть заложить следующие функции в электронный архив договорных и финансовых документов:

1. Хранение комплектов документов, включая возможность открытия документов в учетной системе из архивного хранилища.
2. Возможность оперативной подготовки к налоговым и аудиторским проверкам, с выгрузкой отчетных данных, например, в запрашиваемом формате ФНС.
3. Быстрый поиск документов по различным критериям (по сделке, контрагенту, периоду, договору).
4. Контроль полноты и целостности архива (занесение скан-копий документов, подписание электронной подписью, сверка документов по номенклатуре и проводкам, исключение дублей).
5. Интеграция с учетными системами для обеспечения связи с проводками, открытием всех связанных данных учетной системы.

Условия хранения договорных документов

При определении сроков хранения договоров и договорных документов нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства.
В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Соответственно, требуется обеспечить хранение таких договоров. Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности. Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации.

В эту же категорию можно отнести корреспонденцию, срок хранения которой определяется в зависимости от значимости письма.

Существенно значимая переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока хранения договора, к которому она относится, наличие таких документов будет дополнительным доказательством в суде (при необходимости).

Хранение доверенностей

Доверенности, выдаваемые в связи с исполнением договора, должны храниться не менее срока хранения такого договора.
В любом случае срок хранения доверенностей не должен быть менее общего срока исковой давности, поскольку доверенности являются подтверждением того, что действия совершались уполномоченным на них лицом, и могут быть доказательствами этого в суде или для проверяющих органов.

Для ряда доверенностей предусмотрены сроки хранения:

• доверенности, выданные ГД на представление интересов организации, хранятся 5 лет после истечения срока действия;
• доверенности, (их копии) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков, хранятся постоянно.

Хранение кадровых документов

Что важно предусмотреть для перевода в электронный вид кадровых документов?

Во-первых, сейчас законодательство в рамках № 407 ФЗ разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде для дистанционных сотрудников. Среди них:

• договоры: трудовой, коллективный, ученический, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
• приказы (распоряжения): о приеме на работу, о прекращении трудового договора;
• графики: отпусков, сменности, работы на вахте;
• отдельное соглашение к трудовому договору;
• соглашение об изменении условий трудового договора;
• локальный нормативный акт;
• заявление;
• согласие;
• отказ;
• уведомление;
• извещение;
• объяснение.

Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. Остальные документы пока в электронном виде не легализованы, но на это направлен эксперимент Минтруда. Предполагалось, что апробация электронных документов в сфере кадрового документооборота завершится уже к апрелю 2021 года, однако по рекомендации Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений срок эксперимента продлен более чем на полгода. Ожидается, что за это время в РФ будут подготовлены и приняты поправки в Трудовой кодекс, которые, во-первых, позволят использовать электронный кадровый документооборот как полностью узаконенную нормативную базу, а во-вторых – дадут возможность доработать технологическую платформу «Работа в России» с учетом выявленных в ходе эксперимента узких мест. 
Сервис «Работа в России» предполагается использовать для подписания ведения документооборота (частично или полностью) и подписания документов со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане РФ, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА. Среди открытых вопросов здесь – хранение персональных данных работников (поскольку есть вопрос: на что есть согласие, а на что нет – необходимо тщательно проработать этот момент, чтобы избежать негативных последствий при проверке Роскомнадзором), зависимость от даты подключения к сервису, а также возможность подписания кадровых документов задним числом, к которому прибегают практически все работодатели. 
Весь электронный документооборот можно построить либо через свою ИС, либо через систему «Работа в России». Возможен и смешанный вариант, тогда нужно выбрать, какие кадровые документы вы будете создавать, использовать и хранить в своей ИС, а какие — в системе «Работа в России». Совсем без системы «Работа в России» обойтись нельзя. Работодатель должен сделать так, чтобы с ней могла взаимодействовать его ИС.

Во-вторых, при переходе на электронный документооборот в компании составляется Положение об электронном документообороте. На стороне сотрудника такой документ согласуется путем подписания трудового договора (в случае новых сотрудников), отдельного соглашения и журнал ознакомления с локальными нормативными актами (в случае уже работающих сотрудников).

В-третьих, при использовании информационной системы работодателя необходимо применение усиленных квалифицированных или неквалифицированных электронных подписей со стороны работников в зависимости от типа документа. Также не стоит забывать о составлении ролевой модели для обеспечения юридической значимости. При использовании государственной информационной системы «Работа в России» для подписания документов со стороны работника используется простая электронная подпись — подтвержденная учетная запись ЕСИА, то есть та учетная запись, которую гражданин использует для входа в личный кабинет на портале «Госуслуги».

С точки зрения № 407 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» применимость отдельных видов электронных подписей для кадровых документов выглядит следующим образом:

В-четвертых, важно продумать процесс не только для удобства на стороне HR, но и на стороне сотрудника. Например, отправлять ему документы на подписание не по почте, а в личный кабинет на портале или в мобильное приложение, где он может со всем ознакомиться. Нельзя забывать, что от уровня цифровизации кадровых процессов зависит восприятие HR-бренда компании, насколько компания привлекательна как работодатель.

В-пятых, электронные кадровые документы нужно хранить с такими же сроками, как и их бумажные «братья». Сроки утверждены приказом Росархива от 20.12.19 № 236. На сегодняшний день уже есть способы долговременного хранения документов с обеспечением юридической значимости на весь срок путем использования инструментов криптографии: например, для обеспечения юридической значимости подписанных документов в электронном виде используются процедуры перештамповки/переподписания. По деталям этого процесса можно проконсультироваться с экспертом КРОК. Если организация прекращает деятельность (ликвидируется) в период эксперимента, электронные документы нужно передать в государственные или муниципальные архивы.

В целом переход на электронный документооборот и хранение документов в электронном виде не только экономит время сотрудников, бумагу и ресурсы офисной техники, но и минимизирует риски организации в случае экстренных ситуаций и перевода всех работников на удаленный формат работы по требованию государства. Важно отметить, что перевод кадровых процессов в электронный вид и хранение в электронных архивах позволяет сократить стоимость данных процессов от 20 до 50%. А если вы уже перешли на удаленную или гибридную форму работы сотрудников, то важно учесть, что требования № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», который вступил в силу с 1 января 2021 года:

1. Для дистанционных сотрудников обязательно обеспечение оборудованием и всем необходимым;
2. Заключать трудовые договоры и дополнительные соглашения можно любым способом в течение 3 (трех) дней, если нет заявления от работника. При этом можно перевести весь процесс в электронный вид, включая обмен документами (ИНН, СНИЛС, паспорт, документ об образовании и пр.);
3. При взаимодействии в электронном виде необходимо помнить, что разные виды документов должны подписываются своим видом электронной подписи;
4. Не забывайте адаптировать свои бизнес-процессы и информационные системы к HR-процессам в электронном виде. 

Если подвести итог, то:

1. Нет препятствий для перевода большинства кадровых документов в электронный вид на текущий момент. 
2. Важно учитывать какие типы кадровых документов требуют подписания УКЭП, УНЭП, ПЭП.
3. Кадровые документы в электронном виде хранятся аналогично бумажным, все требования также распространяются и на электронные документы. 

При переходе на электронный кадровый документооборот, а также создавая электронный архив кадровых документов нужны быть готовым предоставлять текущим и бывшим работникам весь комплект кадровых документов в электронном виде с ЭП.

Хранение локальных нормативных актов

Необходимо также обеспечить правильное хранение в электронном виде локальные нормативные акты, имеющие отношение к работе самого общества и отдельных структурных подразделений. Например, хранению в электронном виде подлежат положения о коммерческой тайне или конфиденциальной информации, положения о филиалах или представительствах и т.д. Также юридическое лицо может принимать решение о создании внутренних положений, не предусмотренных законодательством, но необходимых для обеспечения деятельности. Например, положение о согласовании договоров или согласовании контрагентов и т.п. Приказом исполнительного органа может быть установлена необходимость хранения таких локальных актов в юридическом отделе.

С точки зрения организации электронного архива подобных документов правила и требования к ним не отличаются от других архивов.

Что важно учесть в электронном архиве?

Электронный архив – это не только единое место для объединения документов, правильного хранения и доступа к ним. Важно помнить, что это инструмент, позволяющий организации или компании повысить эффективность своих бизнес-процессов. Для этого важно учесть в будущем электронном архиве следующую функциональность:

• Охватывающим ключевые процессы документооборота. Почти все бизнес-процессы создают контент – от пояснительных записок до больших комплектов документов в закупочной деятельность. Поэтому важно охватить все связанные процессы получения и обработки документов, которые должны попасть в архив;

• Объединяющим все источники документов. Сегодня электронные архивы должны поддерживать загрузку документов из разных источников — оцифрованный архивный контент, данные из СЭД или ERP, ЭДО, сетевые хранилища. Это позволяет формировать комплекты документов, наполнять архив независимо от его расположения;

• Соответствующим требованиям закона. Электронный архив должен соответствовать требованиям нормативов и государства. Система должна быть обеспечена всеми функциями по поддержке юридической значимости документов, инструментами гарантированного уничтожения электронных документов и исключению цифрового следа;

• Удобным для пользователей. Электронный архив также должен предоставлять необходимую функциональность для работы архивариуса или ответственного за хранение документов в компании/подразделении. Очень важно при этом создать удобный интерфейс для всех пользователей системы, которые будут работать с архивными документами. Например, при разработке электронного архива на базе собственной платформы КРОК КСЭД 3.0, интерфейс мы разрабатываем совместно с заказчиком. Это позволяет получить интуитивно-понятный для пользователя интерфейс архива, который позволяет быстро начать работу с архивом. Длительного обучения не требуется;

• Безопасным. Важно обеспечить безопасность доступа к документам компании (особенно коммерческим или с определенными ограничениями) и исключить утечку информации. А если это и произошло, то уметь быстро найти злоумышленника. Есть множество решений для таких задач: начиная от idm/mdm решений, до систем поиска злоумышленников (сотрудника или контрагента), который передал важные документы. Также мы рекомендуем в будущем заложить внедрение VDR (Virtual data room), который хорошо закрывает задачи работы с конфиденциальными документами или же отдельным архивом документов;

• Интеллектуальным. К «умным фишкам» современных архивов можно отнести:

• интеллектуальный поиск — с учетом семантики, поиска в разрозненных базах;

• распознавание текста с выявлением ошибок, формированием комплектов документов по выявленным связям;

• анализ и поиск пересечений и дублирований, связанных и устаревших документов;

• скоринг и экспертизу ценности документов для облегчения процедур списания документов;

• поиск и исключение дублей документов;

• виртуальный читальный зал.

Подготовка к возможным изменениям в законодательстве

В связи с проходящими экспериментами отдельных министерств и ведомств РФ, а также постепенной цифровизации важно быть готовыми к изменениям. Так с 01.01.2022 запланировано вступлений в силу поправок в № 63 ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476 ФЗ. 
Получение и подписание ЭП с 2022 года будет выглядеть следующим образом:

ЭП юридического лица сможет использовать только руководитель, а для остальных сотрудников будет использоваться ЭП физического лица. А для легитимности процессов появляется электронная (машиночитаемая) доверенность.
В связи с этим Минцифры РФ подготовило проекты правительственных постановлений, которые должны быть также утверждены:

• порядок предоставления документа, подтверждающего полномочия при участии в правоотношениях физического лица в электронной форме;
• порядок предоставления доверенности, подтверждающей полномочия физического лица действовать от имени индивидуального предпринимателя, при участии в правоотношениях индивидуальных предпринимателей в электронной форме;
• организационно-технические требования к порядку хранения, использования и отмены машиночитаемых доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме. 

Также Минцифры разработало проекты ведомственных приказов, которые устанавливают:

• требования к формам доверенностей используемых для подтверждения полномочий в электронном виде;
• требования к машиночитаемым формам документов, подтверждающих полномочия физического лица;
• порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему.

Резюме

В ближайшее время в Российской Федерации будут предусмотрены все условия для легитимного создания электронных архивов, которые позволят сократить издержки при хранении документов в бумажном виде. Независимо от принимаемых законопроектов, на текущий момент, отсутствуют барьеры, которые имеют прямое ограничение или запрет на создание электронных архивов длительного хранения – кадровые архивы, финансовые архивы, архивы технической документации, общеорганизационные архивы. Это подтверждается практикой создания таких архивов в следующих организациях:

• ПАО «Сургутнефтегаз» – создание долговременного архива организации.
• ГУП «Петербургский Метрополитен» – создание единого электронного архива.
• Московский городской суд – создание архива судебного делопроизводства.

Для создания долговременного электронного архива, необходимо учитывать:

1. Создание внутренних регламентов и нормативных документов, учитывающих текущие требования к хранению документов в электронном виде, внутренних процедур по обработке архивных документов в бумажном и электронном виде, обеспечению процедур экспертизы ценности и уничтожения документов (включая электронные образы и связанные данные с ними).
2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, включающих в себя создание отказоустойчивой, катастрофоустойчивой среды.
3. Программные средства для обеспечения хранения и доступа, поддержания юридической значимости документов, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, эл.почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

Если следовать предложенным рекомендациям, то сложностей с созданием электронных архивов не возникнет.